フリーアドレス制とは、社員が固定の席を持たず、自分の好きな席で働くスタイルを指します。
働き方改革やテレワークの普及により、この制度を採用する企業が増えていますが、上手く機能せずにフリーアドレスをやめた企業も多いです。
私の会社でもフリーアドレス制を導入していますが、個人的には良い制度だと感じています。
では、フリーアドレスが上手くいかない原因とその対策について詳しく見ていきましょう。
これからフリーアドレスを検討している方は、失敗を避けるための参考にしてくださいね♪
フリーアドレスをやめた原因5選！失敗の理由とは？
冒頭で述べたように、フリーアドレスをやめた企業もありますが、その理由とは何でしょうか。
フリーアドレス制が上手くいかない5つの理由を紹介します。
誰がどこにいるのか把握しにくい
まず1つ目の理由は、社員が常に同じ席に座らないため、誰がどこにいるのか分かりにくい点です。
電話の取り次ぎや来客対応時に、その社員を探すのに手間がかかります。
特に社員数が多い企業ではこの問題が顕著です。
上司に直接相談したい場合も、上司の居場所が分からなければ探す時間がかかり、業務に支障をきたすことがあります。
結果として、仕事の効率が悪化し、社員の不満が増えることもあります。
集中力が落ちる
2つ目の理由は、雑談が増えて集中力が低下する点です。
フリーアドレスのオフィスでは共有スペースやオープンな空間が多く、雑談が増えがちです。
レイアウトによっては会話や雑音が気になり、業務に集中できなくなることがあります。
その結果、業務の進行に支障をきたし、失敗の原因となります。
個人の持ち物の管理が難しい
3つ目の理由は、書類や文房具など個人の持ち物の管理が難しい点です。
固定席ならデスクや引き出しに保管できますが、フリーアドレスでは毎回移動する必要があります。
そのため、個人のロッカーなどを用意する必要がありますが、移動が多いと紛失のリスクが高まります。
重要書類を紛失すると大問題になりますし、デスクに忘れ物があった場合も困ります。
書類や物の紛失が増えることも報告されています。
部署内での連携不足が発生する
4つ目の問題点は、同じ部署やチーム内でのコミュニケーションが減少し、連携が不足することです。
フリーアドレスの利点は、部署の枠を超えた他部署との交流を促進することですが、逆に部署内のコミュニケーションが減るリスクもあります。
これにより、上司が部下の動向を把握しづらくなり、仕事の処理が滞ってクレームに繋がる可能性があります。
また、同じ部署の先輩が近くにいないと、新人教育がうまく進まないこともあります。
このように、部署内の連携不足は業務に様々な支障をもたらします。
席やメンバーが固定化される
最後の5つ目は、席やメンバーが結局固定化されてしまうことです。
毎朝席を選ぶのが面倒で、お気に入りの席に同じ人が座る傾向があるため、席が固定化してしまいます。
また、席が変わっていてもいつも同じメンバーが集まることが多く、フリーアドレスの意味がなくなってしまいます。
これにより、仲の良いメンバーが集まりやすく、雑談が増えて業務に集中しにくくなる環境が生まれます。
実際、私も同じ席に座りがちですし、多くの人が同じ状況にあるようです。
一度居心地の良い席を見つけると、その席に座りたくなるのは自然なことです。
フリーアドレスのメリットとは？
フリーアドレスという言葉は最近よく耳にしますが、実際には1987年に初めて導入されました。
90年代から2000年代にかけて、多くの企業が採用し広がっていきました。
フリーアドレスを導入するメリットは以下の通りです。
- 社員同士のコミュニケーション強化
- オフィスの省スペース化と有効活用
- プロジェクトごとのチーム編成の柔軟な対応
- オフィスの整理整頓
- 業務効率の向上
- テレワークとの相性の良さ
フリーアドレスにより、自由にレイアウトを変更できるため、組織編成やプロジェクトごとのチーム編成に柔軟に対応できます。
固定席ではコミュニケーションの相手が限定されがちですが、フリーアドレスなら偏りなく交流が可能です。
また、テレワークが普及している昨今、フリーアドレスはその相性も抜群です。
全員が一斉に出社する必要がないため、全員分の席を用意する必要がありません。
例えば出社率が50%であれば、席を半分に減らしてフリーアドレスにすれば省スペース化が可能です。
余ったスペースを会議室にするか、オフィス自体を縮小してコスト削減にも繋げられます。
固定デスクがないため、私物をデスクに置きっぱなしにできず、毎回ロッカーにしまう必要があります。
これによりオフィスが整理整頓され、デスクの上が常に綺麗で気持ちの良い環境が保てます。
このように、フリーアドレスには多くのメリットがあります。
フリーアドレスで失敗しないための対策
最後に、フリーアドレスを成功させるための4つの対策を紹介します。
社員の位置を把握するシステムの導入
社員の位置を把握するのが難しいという問題を解決するために、社員の現在地を確認できるシステムを導入する方法があります。
Web上で確認できるシステムを導入すると便利です。
フリーアドレスに適したオフィスのレイアウトと環境づくり
同じ人が同じ席に座ることやメンバーの固定化を防ぐために、席決めのルールを作成しましょう。
くじやルーレットで席を決めたり、ローテーションを導入する方法があります。
また、集中したい人のために、個別の集中エリアを設けるのも良いでしょう。
ペーパーレス化と物の管理
固定のデスクがないため、物の管理が難しく紛失しやすいという問題を解決するために、個人用のロッカーを用意しましょう。
また、文房具や消耗品は共有のものを設けて一括管理することが推奨されます。
さらに、重要な書類の紛失を防ぐために、ペーパーレス化を進めることも重要です。
部署内での連携を強化する工夫
部署内のコミュニケーション不足を防ぐために、定期的なミーティングを開催し、こまめに報告・連絡・相談ができる環境を整えましょう。
また、同じ部署やチームのメンバーが一緒に働く日を設けることも効果的です。
メールや電話での連絡も重要ですが、定期的に顔を合わせる機会を設けることが大切です。
まとめ
フリーアドレス失敗の原因
- 誰がどこにいるのか把握しにくく、探すのに時間や手間がかかり業務に支障がでる。
- 雑談が増え、集中力が低下する。
- 書類や文具などの個人持ち物の管理が難しく、紛失のリスクが高まる。
- 同じ部署やチーム内でのコミュニケーションが減少し、連携不足が発生する。
- 同じ人が同じ席に座り、席やメンバーの固定化が起きる。
フリーアドレスのメリット
- 社員同士のコミュニケーションの強化。
- オフィスの省スペース化と有効活用。
- プロジェクトごとのチーム編成に柔軟に対応できる。
- オフィスの整理整頓が促進される。
- 業務の効率アップ。
- テレワークとの相性が良い。
失敗しないための対策
- 社員の位置を把握できるシステムを導入する。
- フリーアドレスに適したオフィスのレイアウトと環境を整える。
- 個人用ロッカーを用意し、ペーパーレス化を推進する。
- 部署内で定期的にミーティングを行い、同じ部署のメンバーが一緒に働く日を設ける。
フリーアドレスを導入するのであれば、失敗したくないですよね。
まずは環境づくりや社内での意図、ルールをしっかり周知することが重要だと思います。
