会社に勤めている限り、利益を増やす方法を考えるのは当然です。
特に、利益に直結する生産性の向上は、会社の成長にとって不可欠です。
しかし、生産性向上の意味を正しく理解していますか？
単にコスト削減だけで生産性が向上するわけではありません。
今回は、本質的な生産性向上について詳しく解説します。
生産性向上の意味や目的、メリット、具体的な取り組み方法について説明し、さらに役立つツールの選び方も紹介します。
あなたの会社の生産性向上に役立ててください。
この機会に、表面的ではない真の生産性向上を理解し、実践していきましょう。
生産性向上とは何か？
どれだけ会社に貢献したいという熱意があっても、生産性向上の意味を正しく理解していなければ意味がありません。
まずは、生産性向上の定義や他の用語との違いについて説明します。
生産性向上の定義
生産性の向上を理解するには、まず生産性の定義や種類、他の用語との違いを知ることが重要です。
生産性と生産性向上の定義
生産性とは、会社が効率よく利益を上げているかを測る客観的な指標です。
限られた資金、物資、人材などの経営資源を効率的に活用することで生産性は高まります。
生産性向上とは、会社の生産性を上げるための施策を実行し、成果の割合を増やすか、投入資源を減らすことで相対的に生産性を高める取り組みです。
生産性の種類
生産性には、成果の種類に応じて大きく二つに分けられます。
物的生産性
生産物の個数や量を単位として測る生産性で、製造や生産量を労働量や資本量で割ることで算出されます。
これは製造業などで用いられる指標です。
付加価値生産性
生産物を金額ベースで見た付加価値を単位として計測する生産性で、GDPをベースとした生産性がこれに当たります。
生産性向上を考える上で、この二つの種類を理解することが大前提ですので、しっかり覚えておきましょう。
生産性向上と業務効率化の違い
「生産性向上」と「業務効率化」は似たような意味を持つ言葉ですが、それぞれの意味は異なります。
生産性向上
生産物を作り出すために投入した資源に対して、その成果がどれだけ上がったかを評価するもので、成果に直結する行動やツールの活用が重要です。
業務効率化
現在の効率の悪さを改善するための取り組みを指し、作業の無駄を排除し、作業スピードを向上させることに重点を置きます。
業務効率化も生産性向上の一部と言えますが、業務効率化にばかり目を向けると、本来の生産性向上から外れる可能性があります。
生産性向上を視野に入れた取り組みを行うことが重要です。
なぜ生産性が落ちるのか？
生産性向上の重要性を理解した上で、なぜ生産性が低下するのかを考えてみましょう。
会社が利益的に成長するためには、生産性の向上が欠かせませんが、取り組みがうまくいかない場合もあります。
以下の要因が生産性低下の原因となることがあります。
長時間の労働
かつての日本では、長時間労働が美徳とされていました。労働者は会社の利益のために長時間労働を厭わない風潮がありましたが、これが過労死などの問題を引き起こし、国連の社会規約委員会からも指摘を受ける事態となりました。
長時間労働は、労働者のストレスや疲労を増大させ、集中力や判断力を低下させます。
また、長時間労働による施設の光熱費の増加も無視できません。
これらの要因は、生産性向上の観点から見ても問題であり、長時間労働の見直しが必要です。
タスク過多
最近耳にすることが増えた「マルチタスク」という言葉、皆さんはその本当の意味を理解していますか？
マルチタスクとは、一度に多くの作業を同時にこなすことを指しますが、実際に職場でこれを求められると、非常に大きな負担がかかります。
人間の脳は構造上、複数のタスクを同時に処理するのが苦手と言われています。
見た目には多くの仕事を同時にこなしているように見えても、それは非常に困難なことです。
生産性向上を考える際には、実際にはタスクが過剰になっているマルチタスクの状態を改善する必要があります。
管理職やリーダーは率先して社員のタスク過多を把握し、改善する環境を整えていきましょう。
個人とチームの生産性のアンバランス
どの部署に所属しているかにもよりますが、最近では個人ではなくチームでプロジェクトを進めることが一般的になっています。
しかし、チームでの作業には、早く仕事をこなす人と遅れる人がいることで生産性のバランスが崩れる問題がよくあります。
この問題を解決するために、早く作業を終えた人が遅れている人の分までカバーするという手段が取られますが、これでは全体の生産性が下がってしまいます。
この方法では、迅速に作業を終える人のモチベーションが低下し、会社に対する不満が募ることもあります。
このようなチーム内の不均衡は生産性を低下させる大きな要因ですので、注意して解決策を見出すことが重要です。
日本の現状と生産性向上の必要性
ここまでの内容を理解した上で、日本の現状を見てみましょう。
日本は先進国であるにもかかわらず、生産性が低い国とされています。
2018年のデータでは、日本人1人あたりのGDPは世界26位で、同じアジア圏のマカオや香港に大きく差をつけられています。
なぜ日本は生産性が低いのでしょうか？
その理由の一つに、求められるサービスの質が高すぎるという問題があります。
確かに日本のサービスの質は世界的に見ても高水準ですが、それは利益を生まない部分に多大な労力を割いているからです。
また、先に述べた長時間労働の問題も生産性向上の妨げとなっています。
さらに、日本は少子高齢化が進み、労働人口の減少が生産性向上を難しくしているのも事実です。
このような日本の現状を踏まえ、生産性向上が企業にとって必要不可欠であることが理解できます。
次の項目では、具体的にどのような取り組みが生産性向上に繋がるのかを説明していきます。
生産性を向上させる具体的な取り組み
日本全体の成長だけでなく、各企業の発展にも生産性向上が不可欠です。
しかし、具体的にどのように生産性を向上させるのか、その方法について理解していますか？
ここでは、生産性を分析し向上させるための具体的な取り組みを紹介します。
生産性を分析するための指標と計算式
生産性向上を目指すためには、まず正確な生産性の算出が必要です。
基本的な算出方法は3種類あります。
これらの方法を統一して使用しなければ、議論が噛み合わない可能性があります。
以下に基本的な計算方法を紹介します。
物的生産性の計算式
生産の量や数などの物理的成果で生産性を測る物的生産性の計算式は以下の通りです。
物的生産性＝生産量 ÷ 労働量
生産物の販売価格を用いることもありますが、市場状況の変動が多いため、通常は数や量で評価します。
付加価値生産性の計算式
最も基本的な生産性の測定方法である付加価値生産性。
付加価値とは、経理計算上の粗利に相当します。
これは売上高から仕入れ原価を引いたもので、純粋な製品の価値を示します。
その計算式は以下の通りです。
付加価値生産性＝付加価値額 ÷ 労働量（労働時間または人数）
例えば、30万円で仕入れたものを100万円で販売すると、その付加価値は70万円です。
70万円を労働時間で割ると時間あたりの生産性が、労働人数で割ると人数あたりの生産性がわかります。
全要素生産性（TFP）
全要素生産性（TFP）は、付加価値生産性に資本データを加えたもので、計算が複雑ですが、さまざまな費用を含めた生産性を測定できます。
そのため、全要素生産性での算出が好まれる場合も増えています。
生産性向上のための具体的な取り組み
生産性を正しく測定するための指標を理解したうえで、生産性向上がどれほど重要かお分かりいただけたと思います。
では、実際にどのような方法で生産性向上に取り組むべきでしょうか？
ここからは、あなたの会社で即実践できる具体的な生産性向上の取り組みを紹介します。
ぜひ参考にして、あなたの会社の生産性向上に役立ててください。
業務内容の可視化
あなたの会社では、各業務のマニュアルが整備されていますか？
特に簡単な作業のマニュアルは、情報が古かったり不備があったりすることが多いものです。
こうした作業ほど自己流で進めがちであり、その結果、製品の品質にばらつきが生じます。
現在の業務内容を可視化し、現状を分析して問題点を整理しましょう。
見える化された情報を基に再整備することで、作業効率が向上し、無駄な作業の見直しにも繋がります。
無駄な業務の洗い出し
業務内容の見える化が進むと、無駄な業務が明確になります。
これまでの業務の中には、重要性の低いものが含まれているかもしれません。
こうした無駄な業務は、労力と時間を浪費し、社員のモチベーションを低下させ、生産性を下げる要因となります。
無駄な業務を洗い出し、迅速に廃止するよう努めましょう。
コア業務への投資
会社の業務はコア業務とノンコア業務に分けられます。
成果を直接生み出すコア業務には、今後も力を入れていくべきです。
しかし、メールの送受信やデータ抽出など、成果を直接生み出さないノンコア業務も存在します。
ノンコア業務も必要ですが、投資はコア業務に集中させることで生産性が向上します。
ノンコア業務の自動化を進め、浮いた時間やリソースをコア業務に投入しましょう。
社員のモチベーション維持
無駄な業務に従事することは、社員のモチベーションを低下させます。
やる気が出ない、つまらないと感じると、仕事に集中できず、生産性が低下します。
モチベーションの保ち方や上げ方は個人差がありますが、明らかにモチベーションを下げる評価制度などがあれば、早急に見直すべきです。
社員が意欲的に働ける環境を整えることが、生産性向上には不可欠です。
労働環境の改善
働く人々にとって、労働環境はモチベーションを維持するために重要な要素です。
近年では、感染症対策の一環としてリモートワークやフレックスタイム制を導入する企業が増えていますが、社員が働きやすい環境を整えることが生産性向上につながります。
労働環境の改善は勤務体制に限りません。
公正な評価制度、給与や手当の改善、社内コミュニケーションの活性化など、働きやすい環境を作るための施策は多岐にわたります。
社員の意見を取り入れ、働きやすい環境を整えることで、労働意欲が高まり、生産性も向上します。
適材適所の配置と人材育成
生産性向上には、組織全体だけでなく個々の社員にも目を向ける必要があります。
例えば、会社がIT技術を導入したとしても、社員の技術や知識が伴わなければ生産性向上にはつながりません。
個々のスキルを向上させるための人材育成や教育が必要不可欠です。
適切な人材配置を行うことで、それぞれの社員が最大限の能力を発揮できる環境を作りましょう。
人材育成は一過性のものではなく、将来的な投資と考え、長期的な視点で取り組むことが生産性向上につながります。
社員同士の信頼関係の構築
会社は一人で働く場所ではありません。
現在、多くのプロジェクトはチーム単位で進められるため、生産性向上には社員同士のつながりが重要です。
チームで働かない部署の社員であっても、会社という組織の一員として他の社員と関わることは避けられません。
そのため、社員同士の信頼関係を構築することが必要です。
強固な信頼関係があれば、協力して仕事を進めることができ、生産性向上につながります。
また、信頼関係を築くためには情報共有が不可欠です。
情報共有の仕組みを確立し、人間関係や連携を円滑にすることで、生産性向上に大きな役割を果たします。
IT技術の積極的な利用
生産性向上には、無駄な業務を排除することが重要ですが、そのために役立つのがIT技術です。
例えば、メールの送受信など定型的な作業を自動化するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、その一例です。
こうした技術を積極的に導入することで、業務の無駄が削減され、コア業務に集中できるため、生産性が向上します。
また、業務マニュアルをクラウドで共有することも有効なIT活用の一つです。
このように、便利なシステムやツールを積極的に利用することで、生産性を向上させることができます。
アウトソーシングの活用
アウトソーシングも生産性向上に有効な手段です。
コア業務に集中するため、直接的に利益に影響しない間接部門の業務を外部に委託します。
アウトソーシングは一見コストが増えるように思われがちですが、業務を効率的に分担することでコスト削減につながる場合も多いです。
特に、経理、広報、コールセンター業務などは専門機関に委託することで、自社で行うよりも高品質なサービスを提供できます。
これにより、自社のリソースを最適化し、生産性を向上させることができます。
助成金や補助金の活用
申請に手間がかかることもありますが、国や地方自治体が提供する助成金や補助金を活用することで、生産性向上を図ることができます。
新しい設備やIT技術の導入には投資が必要ですが、企業の規模によっては資金調達が難しい場合があります。
そんな時には、助成金や補助金を活用しましょう。
例えば、IT技術の導入に対する補助金は、ソフトウェアやクラウド利用費に使え、最大450万円の補助が受けられます。
これらの補助金を活用することで、必要なツールを導入しやすくなり、生産性向上に役立てることができます。
様々な補助金や助成金があるので、あなたの会社に適したものを調べて確認してみてください。
生産性向上に役立つツールと選び方
生産性向上のためには、役立つツールを効果的に取り入れることが重要です。
しかし、多くのツールがある中で、自社に合ったものを選ぶことが必要です。
ここでは、生産性向上に役立つ具体的なツールの紹介と、その上手な選び方についてお伝えします。
生産性向上に役立つツール
生産性を向上させるためには、各種ツールを上手に活用してノンコア業務などの無駄を整理し、効率化を図ることが重要です。
ツールは、自社でシステムを構築するオンプレミス型と、インターネット上で利用するクラウド型に分かれます。
最近では、導入の手軽さもあり、クラウド型ツールの活用が主流となっています。
以下に詳細を紹介します。
グループウェア
グループウェアは、情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理などを支援するソフトウェア群で、ビジネスを円滑に進めることを目的としています。
代表的なものには、サイボウズOffice、Google Workspace（旧称G Suite）、Microsoft365などがあります。
これらのソフトウェアを導入すると、リアルタイムでの情報共有やデータ管理が可能になり、業務の効率化が進みます。
導入コストも比較的安価であるため、おすすめのツールです。
時間管理ツール
時間管理ツールは、各業務プロセスにかかる時間を計測し、タスクごとの作業時間を可視化するツールです。
タイムトラッキングツールとも呼ばれ、管理者は社員の作業時間を把握しやすくなり、社員自身もタスクにかかる時間を可視化することで無駄な時間を見直すことができます。
集中力が向上し、タスク過多の防止にもなるため、ぜひ導入を検討してください。
タスク管理ツール
時間管理ツールと合わせて導入したいのがタスク管理ツールです。
このツールでは、社員が担当している作業内容や進捗状況、納期などを可視化できます。
同じプロジェクトに関わるチーム間で管理内容を共有できるため、非常に便利です。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、意志の伝達や情報共有を行うためのツールです。
代表的なものとしてはビジネスチャットがあり、近年のリモートワークの増加に伴い、多くの企業で導入されています。
ビジネスチャットは、リアルタイムでのやり取りができるだけでなく、チーム間でのメッセージ共有も可能です。
社内のコミュニケーションが活性化することで、生産性の向上に繋がるため、ぜひ導入を検討してください。
ビデオ会議ツール
テレワークの普及に伴い、ビデオ会議ツールの導入が増加しています。
インターネット環境さえ整っていれば、遠隔地でも動画や音声でコミュニケーションが取れるのが大きな利点です。
代表的なツールには、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetがあります。
これらを利用することで、会議のための移動時間やスケジュール調整の手間を省き、業務効率を高めることができます。
ビデオ会議ツールの活用は、生産性向上に直結します。
営業支援システム
営業支援システムは、営業活動の効率化を図るためのデータ管理・分析ツールです。
顧客管理、製品の見積もりや請求書作成支援、データ分析を基にした営業活動の改善や報告書の自動化などが含まれます。
これにより、営業活動の進捗状況や顧客データの共有が容易になり、人手で行っていた営業レポート作成の手間が省けます。
結果として、労働時間の削減と生産性向上に貢献します。
電子契約システム
脱ハンコ化が進む中で、電子契約システムの導入は不可欠です。
紙と印章で行っていた契約をデジタル化し、インターネットを通じて締結します。
クラウドサインやホームズクラウドなどが有名です。
リモートワークの推進により、電子契約システムの導入が急速に進んでおり、契約締結期間の短縮やペーパーレス化による業務効率化が期待できます。
これにより、業務の無駄を省き、生産性向上につながります。
生産性向上に役立つツールの選び方
このように、さまざまなツールが存在する今、本当に生産性向上を目指すのであれば、これらのツールを効果的に取り入れることが重要です。
しかし、どのツールが必要で、自社に適しているかを見極めて導入しないと、せっかくのツールが無駄になってしまいます。
生産性向上に役立つツールを選ぶ際には、以下のポイントに注意すると良いでしょう。
自分の会社が求めるニーズに合っているか
最初に考慮すべき点は、導入予定のツールが自社のニーズに適しているかどうかです。
多くのビジネスツールが市場に出回っていますが、知名度やイメージだけで判断すると期待した効果が得られないことがあります。
生産性向上を目指すなら、自社の業務内容を可視化し、現状と課題を把握することが重要です。
洗い出した問題を解決するためのツールを選ぶことで、効果的な生産性向上が期待できます。
そのツールの使いやすさ
次に注目する点は、ツールの使いやすさです。
どんなに性能が高くても、社内で使いこなせる社員がいなければ意味がありません。
使い方を学ぶための研修やマニュアルが難解で回数が多いと、コストが増加する恐れもあります。
テスト運用やトライアル期間を活用して、慎重にツールを選びましょう。
テスト運用が可能か
ツールが自社に合っているか、使いこなせるかを見極めるためには、テスト運用が不可欠です。
導入前にテスト運用が可能か確認することが大切です。
多くのツールは無料使用期間を設けているため、その期間に使いやすさを確認しましょう。
テスト運用を経て、実際に活用できるかを見極めてください。
生産性向上がもたらすもの
生産性向上は、各企業の成長だけでなく、日本全体の国力向上にも寄与します。
身近な取り組みや役立つツールの導入など、変えるべきことを臆さず変えていくことが重要です。
ここまでの内容を具体的に実践した結果、生産性向上はどのようなメリットをもたらすのでしょうか。
最後に、生産性向上のメリットや、取り組む際の注意点をお伝えします。
これらを参考に、効果的な生産性向上を実現してください。
生産性向上がもたらすメリット
生産性が向上することで、企業にとって様々な面でプラスに働きます。
しかし、その具体的なメリットを正確に説明できる人は多くありません。
以下に、生産性向上によってもたらされる主なメリットを紹介します。
人材不足への対応力が上がる
業種によって異なりますが、多くの企業で正規労働者の不足が深刻な問題となっています。
日本は少子高齢社会であり、今後数十年にわたって労働人口の減少が続くことが確実です。
しかし、生産性向上の取り組みを進めることで、この問題に対応する力を高めることができます。
無駄な業務を削減し、そこにかかっていた人的資源を確保することで、人材不足に対処できるようになります。
競争力の向上
企業の成長を目指す上で、同業他社との競争は避けられません。
企業規模が異なっても、生産性が高ければ競争に負けることはないでしょう。
また、国際的な競争力を考える上でも生産性向上は重要です。
日本の生産性は国際的に見て決して高くはありませんが、一企業の生産性向上は国際的な競争力の向上にも繋がります。
労働環境の改善
生産性向上の取り組みの中で欠かせないのが労働環境の改善です。
生産性が向上すれば、同じ労働時間でより高い成果を生み出すことができます。
これはワークライフバランスの改善や働き方改革においても大きな成果となります。
働きやすい環境が整うことで、社員のモチベーションやパフォーマンスが向上し、結果として生産性向上に繋がります。
コスト削減
労働環境の改善を進める中で、コスト削減も必ず求められます。
生産性向上とコスト削減は切り離せない関係にあります。
人的資源のコスト削減はもちろん、様々な経費の削減が進むことで、生産性向上にも大きな期待が持てます。
生産性向上を行う時に避けるべきこと
生産性向上のメリットを理解した今、具体的な取り組みを始めたいと思うかもしれません。
しかし、実際に取り掛かる前に避けるべきことや注意点をしっかり把握しておくことが重要です。
これを無視して勢いだけで取り組むと、かえって生産性を低下させる恐れがあります。
以下の点に注意して、生産性向上に取り組みましょう。
長時間労働の強要
日本での大きな社会問題でもある長時間労働の強要は、社員の心身に悪影響を及ぼし、最悪の場合には過労死にもつながります。
確かに、労働時間を増やすことで短期的には生産性が向上するかもしれませんが、長期的には大きなリスクが伴います。
かつての日本では長時間労働を美徳とする考え方もありましたが、この古い価値観は本当の生産性向上の妨げになります。
マルチタスクでの業務進行
複数の業務を同時に進行させるマルチタスクも、生産性向上の妨げになる可能性があります。
マルチタスクで仕事をこなす人を見ると仕事ができるように見えますが、実際には違います。
マルチタスクを続けると、脳はコルチゾールやアドレナリンといったストレスホルモンを増加させます。
結果として、生産性を向上させるどころか、業務の効率を下げることになります。
生産性向上を目指すなら、マルチタスクは避けるべきです。
個人の生産性を意識しすぎないこと
チームで業務を行う場合、チーム全体の生産性を高めるために個人の生産性を求めることがあります。
しかし、個人の生産性を重視しすぎると、チーム全体の生産性が下がることもあるため注意が必要です。
生産性向上を考える際には、個人とチーム全体の生産性のバランスを取ることが重要です。
作業の分担量を見直し、チームの会議で進捗状況を確認し合うなど、コミュニケーションをしっかり取ることが大切です。
経営・管理者側からの一方的な提案
生産性は会社や企業の成果に直結するため、経営者や管理者がトップダウンで一方的な施策を押し付けることがあります。
しかし、現場の状況を理解しないままの施策は、現場の社員にとって受け入れがたいものであり、モチベーションの低下を招きます。
経営者や管理者としては、現場の声に耳を傾け、その意見を反映した施策を提案することが重要です。
生産性向上には、社員のモチベーション維持が欠かせないことを忘れないようにしましょう。
まとめ
日々の業務に追われていると、生産性向上への取り組みが難しくなることがあります。
しかし、本当に生産性を向上させるには、長期的な計画を立てて取り組むことが大切です。
目先のことにとらわれず、将来への投資として人材育成を進め、新しいシステムやツールを積極的に取り入れる柔軟性が必要です。
生産性向上という言葉の本来の意味や目的を正しく理解し、本当に必要な生産性向上に取り組んでいきましょう。
